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Définitions d’un workflow agile
Un workflow agile est un outil de gestion de projet qui met l’accent sur la flexibilité, la collaboration et l’adaptabilité. Contrairement à d’autres outils de gestion de projet qui traitent les processus de manière plus linéaire, adopter un workflow agile en entreprise permet aux équipes de gérer rapidement les changements et de répondre plus facilement aux besoins des clients et du marché.
La méthode agile possède plusieurs caractéristiques qui font son succès auprès des équipes. D’abord, le projet est divisé en flux très courts de 1 à 4 semaines appelées itérations. Ces itérations se terminent toutes par une livraison de produits ou de services, permettant un feedback immédiat. La méthode agile favorise également une collaboration très étroite entre chaque membre de l’équipe au sein de l’entreprise. On y favorise les réunions régulières comme les stand-up quotidiens ou les rétrospectives.
Ces éléments conduisent à une adaptabilité particulièrement accrue. En effet, à la fin de chaque itération, on peut réévaluer le projet pour redéfinir les priorités ou se concentrer sur une opportunité émergente sans perturber le bon déroulement du projet.
Enfin, les outils agiles intègrent toutes des processus d’amélioration continue, permettant aux équipes d’analyser l’ensemble de leurs performances et de trouver des outils pour améliorer le résultat de leur travail.
Ainsi, les outils agiles sont plébiscités par les firmes et les équipes. Adopter ce type de workflow a des vertus sur l’ensemble de l’environnement de l’entreprise en facilitant la gestion des flux de travail. On notera notamment une meilleure réactivité au marché, une satisfaction des clients augmentée, une efficacité pour réaliser les tâches et une productivité accrues au sein des équipes de production. Enfin, ce type d’outils workflow a également le mérite d’augmenter l’engagement et la satisfaction des employés.
Entreprise : l’importance de la satisfaction des employés
Parfois mise de côté, la satisfaction des employés est un élément indispensable à la réussite et à la pérennité d’une compagnie. En effet, satisfaire ses collaborateurs a de nombreuses vertus comme :
- Une amélioration de la productivité : les employés satisfaits trouvent une motivation et un engagement dans leur travail bien meilleurs, ce qui augmente de facto leur productivité. Un employé satisfait sera aussi moins absent, ce qui permet de maintenir plus facilement la continuité des projets.
- La rétention de talents : les collaborateurs qui sont satisfaits sont moins enclins à quitter l’entreprise. Celle-ci gagne alors sur les coûts de recrutement et de formation, mais aussi sur la rétention des compétences, ce qui permet de maintenir un niveau d’expertise élevé.
- Améliorer la satisfaction des clients: les employés étant plus engagés dans leur travail, ils seront aussi plus attentifs à fournir un service d’excellence au client. De plus, les employés satisfaits promeuvent leur organisation et créent une image positive auprès des partenaires et des clients.
- La satisfaction des employés pourra aussi avoir un effet sur l’innovation et la créativité au sein des équipes, la réputation de la compagnie, l’engagement et la loyauté, les réductions des coûts ou l’adaptabilité de l’entreprise.
Ainsi, la satisfaction des employés constitue un facteur clé pour la réussite et la pérennité de l’entreprise. Investir dans la satisfaction des employés est une stratégie essentielle pour une firme qui souhaite prospérer sur le long terme. Un bon moyen d’y parvenir est d’employer une méthode Agile qui aura un impact sur la gestion des processus. SMC Consulting met à votre disposition son expertise pout transformé la gestion de vos processus de travail. Automatisation de taches, worflow agile, gestion des flux de travail, et des processus de production laissez nous vous conseiller pour mettre en place votre worflow agile.
Savoir comment les workflows agiles peuvent améliorer la satisfaction des collaborateurs permet de mettre en lumière les avantages de ces outils de gestion de projet. Les méthodes Agile favorisent la collaboration, les communications transparentes, une autonomie accrue et l’amélioration continue. Elles permettent aux entreprises, en plus d’améliorer leurs processus et leur manière de gérer leurs projets et les flux de travail, d’avoir un effet bénéfique sur la satisfaction et l’engagement des collaborateurs, contribuant ainsi à la réussite de l’entreprise.
Les principes de base des workflows agiles
Définition des principes agiles
Les principes agiles sont un ensemble de valeurs qui guident les méthodologies dites agiles en gestion de projet. Ces principes sont bien définis dans le manifeste agile, un document qui a révolutionné la manière et l’approche de la gestion de projet en la rendant plus flexible et centrée sur le client. Si vous ne connaissez pas les différents principes agiles, vous pouvez les retrouver sur notre article qui définit ce qu’est la gestion de projet agile.
En résumé, ces principes visent entre autres à créer un environnement de travail plus flexible, collaboratif et centré sur le client. Grâce à de nombreux systèmes d’automatisation des tâches, gestion des flux de travail ou l’analyse continue des processus. iIs encouragent l’innovation, la réactivité au changement et l’amélioration continue. Adopter les principes de la méthode agile dans la gestion de projets en entreprise permet non seulement d’en améliorer la qualité des produits et des services, mais aussi la satisfaction et l’engagement des employés comme des clients.
Cette approche à la fois automatisée et flexible permet, quand elle est bien réalisée, à toutes les équipes de s’adapter rapidement dans son travail. Elle favorise un environnement de travail ultra productif et positif à la fois pour l’ensemble des collaborateurs.
Les méthodologies agiles
Il existe différents types d’approches de méthodologies agiles, mais il en existe deux qui sont particulièrement courantes : Scrum et Kanban.
Les organisations qui utilisent Scrum travaillent sur des cycles courts appelés sprints, généralement de 1 à 4 semaines, se terminant par la livraison d’un produit opérationnel. Elle fonctionne avec des équipes composées du product owner, d’un scrum master qui facilite les processus, et de l’ensemble de l’équipe de développement. Chaque sprint commence par une réunion de planification, suivie de réunions quotidiennes appelées stand-up, et se termine par une revue ou une rétrospective. C’est le product owner qui vient prioriser les tâches à accomplir. Ces outils ont l’avantage de la transparence, de l’adaptabilité et de la collaboration grâce à des réunions quotidiennes et des sprints courts.
Kanban, quant à elle, se concentre sur la gestion visuelle du flux de travail à l’aide d’un tableau qui permet de visualiser l’ensemble des tâches en cours, en attente ou terminées. Les tableaux de Kanban sont divisés en colonnes représentant différentes étapes du flux de travail, par exemple “affaires en cours” ou “terminé”. Chaque tâche est représentée par une carte qui se déplace à travers les colonnes au fur et à mesure de son avancement. Cette méthode impose des limites sur le nombre de tâches en cours à chaque étape du flux de travail, ce qui permet de réduire la surcharge de tâches et donc d’améliorer l’efficacité et l’efficience du processus de production. Il existe aujourd’hui de nombreux outils comme monday.com pour gérer ce genre de tableau. Ces outils permettent notamment d’automatiser la gestion des flux de travail. SMC consulting vous accompagne pour transformer vos processus de gestion, n’hésitez pas à nous contacter.
Cette méthode permet facilement d’identifier les goulots d’étranglement. Contrairement à Scrum, cette méthode tire le flux de travail en fonction de la capacité de l’équipe plutôt que d’être poussé par des sprints planifiés.
Les avantages des workflows agiles
Un workflow agile est un outil qui offre de nombreux avantages aux firmes, comme la flexibilité, la réactivité, la collaboration et la communication, l’engagement et la motivation des employés. Ce qui nous intéresse particulièrement aujourd’hui, c’est l’automatisation des tâches et le développement de la responsabilité de l’ensemble des collaborateurs. Les workflows agiles offrent plus d’autonomie et de responsabilité aux collaborateurs, ce qui augmente leur engagement et leur motivation. Cela crée un environnement de travail positif en intégrant une culture de la collaboration, de la transparence et de l’amélioration continue au sein de l’organisation.
Amélioration de la collaboration et de la communication
Si le workflow agile encourage la flexibilité et l’adaptabilité dans la gestion des différentes tâches associées à un projet, c’est aussi l’amélioration de la collaboration entre les membres d’une équipe qui se voit sensiblement augmentée lors de l’application de ces méthodes. Cette collaboration plus étroite est rendue possible grâce à plusieurs pratiques.
Des réunions régulières et structurées
En effet, les outils agiles incluent des stand-ups quotidiens qui permettent de partager les progrès, des revues de sprint qui présentent le travail accompli et recueillent des feedbacks, et des rétrospectives qui mènent à des réflexions sur les différentes améliorations possibles. Cela est rendu possible grâce à l’automatisation de ces feedback via les outils de workflows agiles.
Collaboration accrue
Les équipes sont auto-organisées. En développant de l’autonomie et de la responsabilisation, les équipes prennent de manière autonome des décisions afin de faire avancer le projet. En plus de faire en sorte que la voix de chaque collaborateur soit entendue, cela n’empêche pas d’avoir des rôles clairs et définis qui viennent responsabiliser l’ensemble des équipes.
Une visibilité améliorée grâce à l’automatisation du workflow
Les tableaux de bord et les outils de gestion automatisés qui sont mis à disposition des équipes dans les workflows agiles, comme le tableau de Kanban, permettent à chaque collaborateur de se rendre compte de manière visuelle et concrète du travail accompli, tout en ayant un œil sur les priorités pour l’équipe.
Communication transparente
Le feedback continu créé par cette méthode permet d’intégrer rapidement des changements au sein du projet. Cela, en plus d’améliorer effectivement la satisfaction client, permet d’éliminer la frustration d’un travail partiellement réalisé ou inachevé, ou d’opportunités manquées.
La culture de collaboration
Cette méthode mène à un environnement de travail positif et globalement encourageant pour l’ensemble des collaborateurs, qui partagent les idées et les tâches de manière à travailler ensemble à la réalisation d’objectifs précis et à court terme. Les échanges rendus possibles avec ces outils intègrent aussi la confiance et le respect entre les collaborateurs. Les responsables de projet qui participent, contribuent et expriment leur opinion de manière active.
Autonomie et responsabilisation des employés
Autonomie des équipes
L’agile accorde une grande autonomie aux équipes pour prendre des décisions de manière indépendante et gérer leur temps et leurs tâches. Les collaborateurs prennent des décisions sans attendre l’approbation constante d’une hiérarchie. Ils ont leur propre liste des tâches à accomplir en collaboration avec le responsable. Les collaborateurs étant plus libres de leur travail, ils sont ainsi réellement satisfaits de leur avancement. Le positionnement plus horizontal de la hiérarchie permet également de resserrer les liens et d’effacer les distances entre responsable et opérateur, ce qui mène à un rapprochement des individus.
Responsabilisation
La responsabilisation des collaborateurs induite par les outils de workflow agile mène à une meilleure productivité et une atteinte plus rapide des objectifs. Mais c’est aussi un excellent moyen pour les employés de se sentir plus valorisés dans leur travail. Ces responsabilités varient en fonction des projets. Les différents membres des équipes se voient attribuer des tâches bien spécifiques qui deviennent également des responsabilités propres à chaque collaborateur.
Engagement des employés
Le développement de l’autonomie des équipes et leur responsabilisation lors de l’utilisation de la méthode agile agisse sur l’efficacité des équipes. Les outils comme Scrum et Kanban renforcent non seulement le sentiment d’appartenance des différents collaborateurs, mais aussi leur engagement dans leur travail. Cet engagement est essentiellement le fait d’un sentiment d’accomplissement renforcé par ces outils.
Réduction du stress et de la charge de travail
Gestion des priorités
Une méthode comme Kanban tire ses sources d’un mouvement plus important qui est le Lean management. L’objectif est de travailler de la manière la plus efficace possible. Utiliser ce genre d’outils au quotidien en entreprise permet aux équipes en charge des projets de travailler en flux continu tout en restant le plus efficace possible. Gérer les priorités, éviter les goulots d’étranglement, l’automatisation des tâches répétitives sont autant de processus inhérents à ce type de méthode. L’avantage principal est de permettre à chaque collaborateur d’augmenter sa productivité et de faire face à une charge de travail constante tout en étant raisonnable. Cela permet notamment de réduire drastiquement les risques psychologique pour les employés, comme le burnout.
Réduction du stress
Cette gestion du travail en flux continu, mais respectueuse des collaborateurs, a l’avantage d’éviter les périodes de surmenage en voulant rattraper un objectif qui n’avait pas été assez anticipé ou d’essayer d’atteindre une opportunité émergente en changeant le calendrier de travail. En plus d’avoir un impact sur la qualité de réussite et de production, réaliser des changements étape par étape, en collaboration avec le client et les équipes, permet de réduire considérablement le stress au travail.
Équilibre vie professionnelle/vie personnelle
Pour améliorer le flux de travail, l’automatisation d’un certain nombre de tâches chronophages et répétitives est nécessaire. Les outils de workflow agile permettent notamment ce travail en déchargeant les collaborateurs de ces missions trop lourdes. Ils peuvent ainsi se concentrer sur l’essentiel et développer leur talent de la manière la plus efficace possible. Cette optimisation des ressources permet d’atteindre les objectifs rapidement mais aussi de libérer un temps considérable aux différents membres qui collaborent sur le projet. Ainsi, en plus de gagner en efficacité, l’entreprise génère encore une fois de la satisfaction pour les collaborateurs. On voit bien que la mise en œuvre de la stratégie agile par l’ensemble des membres de l’équipe permet à l’entreprise non seulement la réalisation rapide de ses objectifs, comme le développement d’un logiciel ou la sortie d’un produit, mais également une meilleure gestion de ses ressources. Cela permet aux employés de libérer du temps globalement, autant sur les tâches de travail que sur les amplitude horaires.
Amélioration continue et feedback
Cycle d’amélioration continue
Les workflows agiles intègrent tous un cycle d’amélioration continue. Ils permettent aux équipes d’analyser régulièrement leurs performances. Ces différents cycles permettent de s’adapter rapidement aux changements et de maintenir une qualité constante des produits et services. Ces équipes utilisent l’automatisation des outils et des méthodes pour identifier les points d’amélioration afin de mettre en œuvre des changements positifs. Cette culture de l’amélioration continue encourage les collaborateurs à développer activement des processus d’amélioration, ce qui renforce encore leur satisfaction et leur motivation. En effet, pouvoir remonter les difficultés et voir ensemble comment résoudre ces problèmes peut paraître évident, mais n’est pas toujours mis en œuvre correctement lorsque l’on n’emploie pas ce type d’outils.
Feedback régulier
Lorsque l’on met en œuvre un logiciel, un produit ou même un service, il est important d’intégrer une manière d’obtenir des retours réguliers. En intégrant cette dimension dès la conception du projet, les outils agiles permettent aux membres actifs du projet, qu’ils soient clients, simples parties prenantes ou même la production, de faire des retours constructifs. Lorsque l’on prend le temps de les analyser, les collaborateurs se sentent alors valorisés et encouragés, ce qui augmente leur satisfaction et leur engagement au quotidien.
Rétrospectives
Les rétrospectives sont des réunions organisées régulièrement par les collaborateurs. Cela permet notamment de faire remonter l’information à l’ensemble des parties prenantes du projet et de partager des expériences et des solutions, ou de mettre un terme à un point de blocage qui aurait été difficile à surmonter sans l’intelligence collective. Impliquer activement l’ensemble des collaborateurs dans ce processus de rétrospective permet de renforcer la qualité de vie au travail des collaborateurs.
SMC Consulting pour vous aider avec les workflows agiles
SMC Consulting se distingue, en offrant une expertise unique pour intégrer un workflow agile au sein de votre organisation. En tant que partenaire certifié monday.com, SMC Consulting se positionne à la pointe des solutions de gestion de projet, capables de répondre à la complexité et à la dynamique de votre entreprise. Notre approche va bien au-delà de la simple installation de logiciels ; nous nous engageons à transformer votre manière de travailler en améliorant la communication, en renforçant la collaboration et en accélérant la réalisation de vos projets.
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